Думаю в Вашем случаем очень неплохо подойдет биндинг к сервису. Давать ссылки на классы и методы не буду, думаю если с гуглом дружите то найдете. Объясню только общий смысл.
Сервис у вас запущен и получается постоянно данные, часть которых пишет в бд. Когда запускается активити, оно биндится к сервису, т.е. по большому счету это получение в активити ссылки на сервис, а имея в активити ссылку на сервис мы можем реализовать дальше, все что угодно, создать какие то колбэки, подписать через эту ссылку на сервис ваше актвивит, что бы когда приходит новая порция данных она отображалась на активити. До того как активити бендится к сервису и получается колбэк с данными, их можно подтянуть через контент провайдер. В этом варианте есть одна оговорка, ваш сервис и актвити должны быть запущены в одном процессе. Если же процессы разные, тогда думаю подойдет аналогичный вариант с биндингом, только через aidl-интерфейсы, что это и как его едят, думаю по гуглив найдете.

Ну если опыта в разработке у вас нету, тогда соответственно этим должны заниматься специалисты, я про оценку.
На том же freelansim размещаете заказ, где указывается необходимые данные по проекту и просите оценить сроки, цену, риски и т.д.
Мне обычно для оценки, достаточно, описания функционала, ui приложения и описания api, по этим данным в принципе можно сделать предварительный расчет стоимости реализации.
Получаете ответы, оцениваете их и получаете предварительную стоимость реализации.
На счет сделки или почасовой оплате, тут как договоритесь. Но из личного опыта скажу, что для сделки должно быть очень детальное ТЗ, во-первых для того что бы максимально точно определить сроки и стоимость, во-вторых для того, что бы все последующие "хотелки" не отраженные в ТЗ, были дополнительно рассчитаны и добавлены к стоимости реализации.
С почасовой оплатой, тут конечно все более гибче.
На счет лицензирования, сказать точно не могу, работал с Киевом, также делал приложение для такси, работали вообще на джентельменском соглашении ;). Работал с кипрской компанией, там было все через договора, где пункт конфиденциальности был достаточно большой. Тут как пожелаете, понятно что не каждый фрилансер может/захочет работать через договор.