begemot_nn

NoSQL - вы имеете ввиду "без использования сервера баз данных" или действительно NoSQL ?

чтобы решить ваш вопрос - нужно в скрипте PHP найти то место, где он формирует тело письма, и модифицировать там ровно так как вам надо.
больше без кода сказать вам смогут только экстрасенсы

Что делать, когда растет база данных?
1. Радоваться. Растет база, значит много заказов.
2. дальше нужно смотреть план запросов. если в логике приложения не используется статистика типа "количество заказов по одному пользователю за всю историю" или что то аналогичное - то создать копию структуры БД с другим именем и переместить в нее строки старше какого то времени (1 января например)
3. если п. 2 в чистом виде невозможен менять структуру БД добавлять таблицы со статистикой, после чего - выполнить п.2
4. ну и все таки погонять explain запросов, на предмет их оптимальности и использования индексов. потому как 100к записей - это не много.

из того, что видно на вашем первом скриншоте - это с очень высокой долей вероятности несовпадение 1251 и UTF
или данные в UTF а отображение в 1251 или наоборот.

такая шляпа может быть (как один из вариантов) если у вас сами php скрипты, в которых идет работа с базой, сохранены в 1251 а база хранит UTF. (или наоборот)

вы и сами картинки в БД складываете? или только их имена?

Верхом же мастерства является способность хранить настройки подключения к базе тоже в базе... сложно понять, что вы понимаете под "динамическими настройками сайта", но как минимум один файл настроек у сайта быть должен ( с параметрами для подключения к базе) так что мешает в нем же и хранить все остальные настройки?

для будущих поколений, будет полезно, если вы напишете - как он был решен. В таком случае, человек с аналогичной проблемой сможет найти решение поиском.

рассмотрите кроме этих двух полярных вариантов еще два промежуточных
1. NodeJs
2. GOlang

оба языка сами реализуют http сервер, приложение может идти в виде одного монолитного файла, в случае с GO его даже можно скомпилировать и выдавать в виде бинарника.

если скрипт запускается из браузера (аяксом ли, или просто дерганием ссылки) не забыть поставить
ignore_user_abort(true);