что с облаками не сложилось? т.е версии от google, outlook и т.п не предлагать?
решение зависит от того чем уже пользуетесь. например если почта организована через biz.mail.ru, то зачем искать что-то ещё.
итого: проводим инвентаризацию софта (почтовики, календари, мессенджеры)
выбираем один и пользуемся. если ничего не поставлено то jabber
я против msg.exe msmq и т.д, слишком много проблем с файрволами, антивирусами и дефолтными настройками.