эти задачи решаются СЭД, там и распределение по цепочкам, и контроль за исполнением. Если руководству нравится lotus, то можно посмотреть в сторону построенного на нем Босс-Референта. Штука не дешевая, но свою задачу выполняет неплохо.
В самом лотусе есть почтовый сервер, так что проблем с учетом электропочты быть не должно. Для бумажной макулатуры можно прикрутить поточный сканер и штрихкодирование, если объемы большие.
У нас сейчас такая система в процессе внедрения. Если есть конкретные вопросы — пишите в личку, могу уточнить детали у коллег, которые им занимаются. Но это не раньше вторника, я сейчас в отпуске :)
