Команда работает с задачами в redmine. Там используется статусы, трекеры, приоритеты. Довольно удобно смотреть изменения. На разные трекеры (поддержка, новые проекты, внутренние проекты) настроены разные цепочки статусов и разные поля в задачах.
Календарное планирование — на листке. Раз в неделю планерка, смотрим что актуально и раскидываем на команду. Как такого календаря нет, думаем о доске по канбану.