Достаточно подправить фильтр для доски так, чтобы в него попадали только необходимые задачи.

project = "PROJECT" AND (Status IN (New, "In Progress") OR ((status = Resolved) AND (updatedDate > -7d))) ORDER BY Rank ASC
project = "PROJECT" AND (Status IN (New, "In Progress") OR (status changed to "Resolved" after -7d)) ORDER BY Rank ASC

То есть все задачи со статусами New, In Progress и задачи со статусом Resolved, обновленные (обычно это как раз изменение статуса на Resolved) за последние 7 дней.

Если речь только про создание задач, то такой вариант:

1. Создать два воркфлоу для каждого из типов задач.
2. В воркфлоу для подзадач никаких ограничений не делать. А в воркфлоу для задач использовать валидацию на наличие у пользователя "административных" прав. Например, Administer Projects.