В любой непонятной ситуации называй это "система".
В вашем случае - система баз данных. Или более широко - система сбора и обработки данных.
Теперь вы можете говорить о ваших БД как о компонентах системы. Реализация обмена базами данных между пользователями/отделами/лабораториями через Яндекс диск - это тоже компонент вашей системы.
Также вы можете описать регламенты работы с такой системой.
