Правильно так, как удобно именно тебе.
Я, сейчас, держу в экселе. Раньше в ворде заполнял.
разницы нет, в чём держать. Разница в том, что бы они были "под рукой".
Или в облаке держи (тот же гугл-докс), или бекапь на флешку после каждого изменения.
Ты же сам ответил на свой вопрос. Через ВЕБку поставь старый IP, или в VW подключись по новому IP.
P.S. Только нахрена так всё усложнять? Там виртуалки, тут виртуалки. Через WEB самое толковое управление же...
На счёт того, что быстрее руками сделать, согласен с комментарием выше.
По поводу конвертера - он кривой.
Используй StarWind V2V
Можешь на каждой ВМ запустить, и они одновременно будут переноситься.
На запуск всех 4-х уйдёт минут 30