1. Для дизайна. В нашей компании сначала работали в inVision, теперь в Figma. Да, название то ещё, но инструмент годный. Дизайнеры до сих пор фишки открывают.
2. Для общения. Выберите CRM-систему или корпоративный мессенджер. Без этого невозможно в голове хранить, кто что, когда, кому и зачем сказал.
3. Чтобы координироваться, проводите "летучки". Лучше лично, но можно и удалённо. Раз в неделю надо обязательно со всеми, а то все будут, как ёжики в тумане.
4. Неопытным дизайнерам лучше доверять рутину. Старший дизайнер пусть показывает им, как делать стандартное, сам пусть делает штучное, и отвечает за результат.