Основная проблема подмечена верно — на заполнение этого всего, особенно в начале использования, уходит больше времени, чем на саму работу. А главное — инструмент не так важен, как система.
Я пробовал разные инструменты. От общепринятых, вроде Trello, до относительно мало известных, вроде
Хаос-контроль и
Solo. И разные системы, вроде
квадрата Эйзенхауэра. В результате остановился на простейшей системе списков и родной аппловской программе «Напоминания», которая идёт из коробки на iOS и macOS. У меня 5 списков и я не делю задачи на рабочие, домашние и тд.
- Сегодня (задачи из остальных списков или что-то срочное)
- На неделе (отсюда беру задачи, если список «сегодня» внезапно опустел, а время есть)
- В ожидание (недоделаные задачи, поставленные на паузу)
- Напоминания (этот сам по себе, тут задачи с уведомлением, полить цветы, оплатить подписку и тд)
- Входящие (список для сортировки, какие-то задачи могут лежать годами, разобрать какую-то папку и тд)
В начале недели решаю какие и перетаскиваю задачи из «Входящих» и «В ожидание» в список «На неделе», а каждый день из него в список «Сегодня», но это если он пуст или ничего не делаю, если он ещё не опустел со вчера. Всё.
Кстати, не так давно появился
Columns и если бы он уже существовал пару-тройку лет назад, сразу выбрал бы его. Но, как уже сказал, инструмент не так важен как система, но выглядит приятно.
