Вы сейчас говорите про CRM-систему, но в вашем случае - это слишком. Скорее всего Вам необходим простой task-менеджер или типа того. Попробуйте bitrix24, он бесплатный до 5-ти человек включительно.
Так же, выше Вам подсказали redmine. Так вот, это отличная штука, если разберетесь и сможете её поставить, то тогда эта система покроет все Ваши вопросы.
