Ну либо системы приема электронных заявок по Тикетам что то типа HPSM и иже сними, ссылок давать не буду так как реклама и много их) Реализовать портал на сайте, минимальная регистрационная форма и условные операторы которые принимают заявки, из плюсов перед CRM благодаря тому что это система приема заявок как правило реализована аналитика, отработанные заявки, время отработки и так далее. Хотя есть и CRM системы с встроенным функционалом подобного рода