DmitrySokolov

Хотел запустить ПО под сессией user, но с правами admin(через утилиту AdmiLink) и на уровне файловой системы запретить user изменять данные в директории, но в самом ПО есть возможность удалять записи, так что такой вариант не подходит.

Пробовали в разрешениях для папки с файлами выставить «Запретить удалять файлы и папки» для всех пользователей?
Снятый флажок «Разрешить» не равнозначен запрету.

Для рассылки писем вам все равно надо будет настроить программу передачи почты (Mail Transfer Agent, MTA). Что это будет за программа — Posffix, Exim, Qmail или дефолтный Sendbox — решать вам, т.к. надо читать мануалы.

Возможно вам хватит возможностей дефолтного для FreeBSD MTA — sendmail
Настройки см. www.freebsd.org/doc/ru/books/handbook/sendmail.html
Для рассылки писем — www.freebsd.org/cgi/man.cgi?query=mail&sektion=1&apropos=0&manpath=FreeBSD+9.1-RELEASE
Единственно, что для массовой рассылки надо будет написать скрипт, который читает список адресов из файла (или БД?) и вызывает mail в цикле.

С другой стороны, например в Qmail (а возможно сейчас и в других MTA), уже есть встроенная возможность массовой рассылки.

В любом случае, ключевые слова это «настройка MTA для отправки почты».