В винде отличный принтсервер, драйвера ставятся с него. Даже при зоопарке можно выжить. Но моновендор конечно лучше, особенно с совместимыми расходниками (да-да, идеальный мир). Далее разграничить доступ к принтерам. Например создаем группу в ад, называем по имени принтера, кидаем туда пользователей которые хотят юзать этот принтер. Пишем скрипт, который будет читать группы доступа и подключать определенные принтера согласно группам. Скрипт можно распространять через гпо, например при логоне юзера (не очень бест практис, но как вариант). Сканирование, тут все зависит от модели принтера. Куосера умеет слать сканы на почту, создайте сервисный ящик и пусть на него падает, либо нарисовать настройки почты для каждого кому нужен скан. Более крутые принтеры умеют сжирать АД, и уже выдавать список с мейлами. т.е по сути работы, один раз настроить и вперед. Кидай только юзера в группу и принтер будет появляться. По мониторингу расходников, тут что душа пожелает, можно настроить алерты в самих принтерах. Можно собирать через интерфейсы принтеров (они у всех разные, поэтому надо курить маны по конкретному случаю).