Советую пользоваться гугл доками (
https://docs.google.com/)
В Exel удобно хранить всё что связано с паролями и просто ссылками
В Word удобно хранить полезную информацию по типу кусков конфигураций, просто длинных текстах о проблемах и их решении, вести какие то свои списки, как пример добавлю скрин лишнее замажу, лично для меня удобно.
По мимо этого на основном пк удобно держать Notepad++ где тоже куча информации, зачастую той которую будешь (у коллег встречается по 20-50к+ строк).
Для паролей к примеру своим подданным можешь использовать syspass, если не ошибаюсь на бесплатной основе, там можно разделять пользователей на группы и они будут видеть только те пароли которые им необходимы.
Как пример самой простой exel таблицы, 10 принтеров к каждому несколько колонок, его ip локальный, модель, расположение и всё в таком духе
Сори скрин на скорую руку шакально замазал
