Либо моделируйте теоретически - чем точнее будут входные данные, тем лучше.
Либо замеряйте потребность на малой выборке и экстраполируйте на количество сотрудников.
Задача, если отвлечься от предметной области, - типовая и тысячи раз решенная. Оба описанных пути имеют в себе подводные камни (первый требует погружения в теорию вероятностей, т.к. Вам необходимо оценивать степень загруженности указанных VoIP-телефонов, пиковые и средние нагрузки на RDP и т.д.; второй - требует корректного семплирования малой выборки с тем, чтобы в нее попали все "виды" сотрудников и опять таки теории вероятностей).
+ Всегда рекомендуется оценивать две величины - среднюю и пиковую нагрузку, а затем брать некоторое завышение от средней в зависимости от того, какая получилась пиковая.