Если планировать и расписывать графики все-таки некому, можно использовать метод тыка.
1. Берете какой-нибудь старый системник (но с приличным - и по размеру, и по скорости - винтом) и ставите на него, например, Debian.
2. Копируете с машины пользователя его шару на примерно одноименную на сервере, закрываете ее и объявляете всем (в том числе этому пользователю), что его файлы теперь лежат вот на этой шаре сервера.
3. Повторяете с другими пользователями до полного уничтожения персональных шар.
4. Выясняете, есть ли необходимость ограничить каким-то пользователям доступ к каким-то данным. Если она есть - это уже повод заводить Windows-сервер, AD и т.п. Если ничего такого не вскрылось - осталось настроить бэкап сервера (возможно, просто взяв еще один старый системник...).
