smple

1. Для получения состояния надо использовать метод который каждый раз его будет определять
2. возможен любой вариант я бы хранил в дате
3. не вижу зачем здесь крон, думаю вполне можно обойтись без него

а почему не сделать уникальную колонку в mysql и вставлять запись вначале туда, если имя свободно то пройдет вставка, значит имя свободно в mysql и значит свободно в sites (коллекция ведь тоже самое только со значениями).

другой вариант использовать uuid https://ru.wikipedia.org/wiki/UUID на вике говорят "Можно с уверенностью сказать, что первый квадриллион ключей (1015) будут уникальными." вероятность совпадения ключей.