На мой взгляд эта задача относится к менеджерским, а не айтишным. Есть хорошая поговорка: говно на входе - говно на выходе. И тогда задача формулируется иным образом: как построить процесс, чтобы он выдавал чистые данные. Описанный случай явно требует человеческого участия. И тогда остается лишь вопрос: кому и как отдать эту функцию. Жизнь "бедолаги" можно облегчить, если дать ему инструмент: рекомендательную систему что и с чем можно сопоставить. Ее можно построить любым подходящим способом. Например, через расстояние Левенштейна.
Таким образом, мой ответ такой: я бы менял процесс и вводил правила для сотрудников.