Saboteur

Каждый раз "дергать" администратора ради пары файлов не хочется.

Написать служебную записку, объяснить зачем вам нужно регулярно качать пару файлов, со служебной запиской у начальства договориться, чтобы выдали соответствующее распоряжению администратору о предоставлении вам удобного способа качать файлы.

Обходить это технически - не самый лучший способ. Но вы можете передавать файлы через любой файлобменник в инете. можно даже через pastebin передавать за base64-коденые файлы.

за это отвечает сервис, который раньше назывался Computer Browser.
В одноранговой сети шировокещательными пакетами выбирается самый главный Computer Browser, который собирает информацию о всех хостах, и если кто-то запрашивает список компьютеров в локалке, он его отправляет.
Выбор идет по старшинству систем. XP важнее чем 2000, Vista важнее чем XP, семерка важнее чем Vista, десятка важнее, чем семерка. 64бит важнее чем 32 бита, а сервер в принципе важнее рабочих станций.

Из-за этого в большой локалке часто возникает ситуация, когда в сети появляется новый комп, опрашивает окружающих, и либо не получив ответа, либо получив в ответ что есть равноправный глава, начинает считать себя лидером и собирает информацию о сети и рассылает сообщения, что он главный (либо просто кот-то выключил свой комп, который был лидером, и выбор нового лидера начинается с нуля, и какое-то время идет сбор информации о сети). При этом какое-то время пользователи могут получить недособранный список и не видеть в сетевом окружении всю сеть.

В среднем, если текущий лидер имеет достаточную версию винды и долго не перегружается, то может и нормально работать, но так редко бывает. Хорошо когда в сети есть хотя бы один сервер.

А если это не одноранговая сесть, то там выбор не происходит, за список отвечает домен контроллер.

Ну по сути делается так:
Либо вы настраиваете pam.d для работы с централизированным юзер менеджментом (ldap/ AD)

Либо настраиваете ssh через велосипед, в котором конфигурируете сервер на работу с ключами только, например, из /etc/ssh/users/$user/keys, и ключи туда раскладываете сами - руками или любым оркестратором.
Мониторить конфиги sshd серверов и ключей, чтобы их никто не менял, и в принципе все.
Также данную задачу можно решить не совсем велосипедом а поискать готовые решения. Из платных знаю по tectia sshd сервер, он еще и логирование централизовано сделает. Но уверен что есть и другие.

Первый вариант хорош, если у вас уже есть какой-то AD или LDAP в организации, к которому можно просто интегрироваться.

Любой скриптовый язык.