Организация действительно везде разная, и как заведено, так и придется работать. Если что-то не будет устраивать, то можно потихоньку менять устои, заручившись поддержкой, если совсем в тягость - уходить. Когда нужны деньги на что-то, то надо обосновать. При хорошем обосновании начальство выделит деньги. Например нужно купить новый ИБП для серверов, т.к. постоянные скачки электричества, старый не спасает (не успевает переключаться, а новый работает напрямую от батарей), потеря сервера может обернуться большими тратами (указать цену сервера), приобретение нового ИБП решает все проблемы. С таким обоснованием начальство будет понимать необходимость выделения денег, и в очередной раз сможет убедится в грамотности админа.
Пользователи разные, но если иметь терпение и не нервничать лишний раз, то работается гораздо легче. Что-то срочное сломалось, при попытке починить стоят над душой и орут - так и объясняешь: "делаю все возможное, чем меньше меня будете отвлекать своим недовольством, тем быстрее решится проблема". Нелегальный софт ставить нельзя, даже если очень хочется. Можно предложить написать служебную записку на имя директора, мол, прошу поставить такой то софт. И к такой служебке прикладывать свою резолюцию: софт стоит столько-то, можно купить и поставить, если не покупать, то будет вот такой вот штраф, с возможным таким сроком. Главное понимать, что все вот такие служебки, это не отмазки в "случае чего", это для запугивания желающих ставить левый софт. В случае нелегального софта, в любом случае, виноват админ. Поэтому лучше сразу провести ревизию железа и софта, можно это сделать в выходные, чтобы не отвлекать людей от работы. Что лишнее - вычистить. При необходимости поискать бесплатные аналоги. В случае непоняток с лицензией, можно обращаться к штатному юристу (если есть и не занят).
Контроль нужен. Начать можно с инвентарной базы в экселе, затем искать более подходящий для себя инструмент, например тот же GLPI. Вобщем-то все инструменты надо искать под себя, что удобней будет.
А так надо быть вежливым, честным, и относиться с уважением к своей работе, и тогда все будет хорошо.