Есть несколько вариантов:
1) При изменении статуса сразу же слать сообщение
2) Создать таблицу "для уведомления об изменении статуса". При изменении статуса добавлять запись в эту таблицу. А через CRON организовать периодический вызов php скрипта отсылающего сообщения по данным из таблицы
3) Создать поле "уведомить о статусе". И также как во втором пункте через CRON запускать php скрипт который будет выбирать заказы, где стоит флажок в данном поле и отсылать данные
Разумеется лучше всего первое, но тут не предусмотрен контроль количества писем, в отличии от второго и третьего вариантов
