Первая мысль:
Можно развернуть Sharepoint 2010 foundation (он бесплатен). В нём есть веб-часть календаря. Календарь может быть привязан к некой служебной учётной записи (УЗ) в вашем домене. Для брони аудитории необходимо будет отследить в календаре этой УЗ свободное время и отправить ей собрание на выбранное время. А в качестве интерфейса около самой аудитории можно повесить монитор с открытой веб-частью календаря.
Небольшая статья в эту тему -
https://habrahabr.ru/company/eastbanctech/blog/195110/