Артем

url: 'mailer/send_letter.php?param1=value1&param2=value2',

stackoverflow.com/questions/19491336/get-url-param...

На чистом PHP уже мало кто пишет.
Воспользуйтесь любым фреймворком - например, laravel. Там структура папок уже выстроена как положено, нужно её только изучить и пользоваться, а не изобретать очередной велосипед.

Да, нужно делать запрос каждый раз.
Нет, не офигеет, если БД и запрос правильно спроектированы.

Это не совсем строка. Это класс, сериализованный в JSON.
Напишите соответствующий класс и десериализуйте JSON обратно в него.