dero2084

Создать стандарт подписи и обязать всех работников следовать ему (прим., сразу после открытия доступак к корпоративной почте). Не думаю что есть другие варианты.

Как на меня высокий риск вытока информации: персонал не всегда квалифицирован в вопросах ИБ, в т.ч. бывший, доступ из-вне, в т.ч. их заражонных вирусами ПК или смартфонов. Советую искать другие решения.

Как уже говорильс, - двухфакторная аутентификация.
Геренация цифровых кодов на 8 или 10 входов (точное число не помню), печать их на листик и сохранение при сибе. Но и в этом случае без номера телефона не обойтись.

А также внесение ПК в списко доверенных, что не потребует в будующем дополнительного подтверждения.
При авторизации из других хостов использовать ранее сгенерированные коди.