Я достаточно хорошо знаком только с одной системой "документооборота" - Alfresco.
У Alfresco есть 2 версии: community - бесплатная и Enterprise - собственно платная. Далее я расскажу про опыт использования первой бесплатной версии, но, подозреваю, что его можно распространить на многие другие подобные СЭД.
Итак, во-первых, Community версия по сути - это нестабильная веткая Enterprise. Как только Community становится стабильной, ее релизят и превращают в Enterprise, другими словами, если в системе есть ошибки(а они есть), то они тем не менее будут пофикшены, возможно, достаточно быстро. Если следить за репозиторием, можно самостоятельно собирать релизы оттуда и выкатывать себе на сервер.
Во-вторых, бесплатность Community - довольно условная. Нет, вы само собой получаете абсолютно рабочую версию и бесплатно(может там есть нюансы), но есть одно но - наличие и стоимость вменяемых специалистов: их немного и они достаточно дорогие.
В-третьих, Alfresco можно менять под свои бизнес процессы(в смысле согласования документов и документооборота в целом), но из-за довольно сложной архитектуры решения, делают, как я это сказал ранее, очень немногие корректно и грамотно, из-за чего решения, которые получаются - не обладают чаще всего такими критерями как целостность документов(под целостностью я подразумеваю термин из бд, когда документ, если где-то располагается, обязан удовлетворять текущим правилам. Так может случиться, что правила изменились, а документ не удовлетворяя им остался лежать в каком-нить реестре) или консистенность(нарушены связи между данными. Например, в одном из реестров используются данные другого реестра. Запись из реестра удалили, в другом реестре осталась только частичная информация).
В-четвертых, конечно, под Alfresco есть документация - она хороша и достаточна, но за несколько лет работы с ней я понял, что в документации все время не хватаеат нюансов, без которых этот монстр просто не работает. Проблема может быть скрыта где угодно(например, мы добавили модель и добавили данные по этой модели, потом модель удалили, данные - остались. Alfresco версии 4 , по-моему, на этом этапе просто не запускается. Да, возможно это логично, но чтобы удалить данные по этой модели - надо было сильно извратиться и найти, а как же это сделать. Из-за этой проблемы в свое время переход с 3 на 4 версию Alfresco у тех, кто использовал какие-либо крупные дополнения, был затруднителен).
В-пятых, Alfresco требует обслуживания - бэкапы, очистка данных, настройка корзины, настройка поиска, настройка серверов(довольно требовательная к железу после определенного объема индексируемых данных, т.к. там втсроен полнотекстовый поиск). Правда, ест ьоблачная версия, что несомненно может быть плюсом.
В-шестых, седьмых и .. - я могу долго описывать недостатки системы, впрочем, плюсы тоже можно расписать. Но мое мнение - Alfresco (как и многие другие подобные системы) не подходит там, где требуются глобальные переделки(например, такое простое действие, как соответствие штатной струкутуре пользоватей из Alfresco придется либо пойти через AD сервер и настроенные там службы\отделы\должности, либо какие-то еще грабли). Мое мнение - вам надо свои внутренние процессы менять под уже разработанные решения. Внутренние процессы не приносят прибыли - они призваны сократить расходы, потому уникальность внутренних процессов документооборота лучше снижать. Иначе, эта доработка вам выльется в год\два разработки\внедрения, нервов и потраченных зря денег и времени.
И алгоритм должен быть следующим: вы пришли в контору "ГенииСЭД" и говорите, мы хотели бы внедрить у себя СЭД и мы хотим использовать какую-либо готовую конфигурацию\решение. Что у вас есть? Далее вам лично предстоит изучить, какие решения есть, вам лично предстоит подумать, какие вам максимально подойдут, после чего вы попросите демо стенд с этим готовым решением и месяц вы с полной заинтересованностью коллектива его оттестируете. Без всего этого вам впарят гоголь-моголь.
Мое мнение - используйте какие-либо готовые конфигурации 1С с минимальными переделками: там есть и поддержка. и интеграция с другими решениями 1С(хоть какая-то).