Дмитрий Шицков

Можно использовать yandex. Подключение совего домена, лимит - 500 уникальных получателей в сутки и, если не ошибаюсь, 1000 писем в месяц.

Ох и длинная же вводная...
Spark у нас работал в закрытой сети, так что он не применяет внешние сервера для подключения.

не работает поиск писем в папках

Это фича

For non-Gmail accounts, Spark searches in Inbox and Archive by default. To look for emails in other folder, please specify its name in your search query. It can be a standard folder like Drafts or a custom folder you created.

Type “in” and the folder name in the search field and enter a word or phrase you’re looking for. For example, “partnership in sent.”

Ответы на эти и многие другие вопросы
https://en.wikipedia.org/wiki/Email_address#Local-part
https://tools.ietf.org/html/rfc952
https://tools.ietf.org/html/rfc5992
https://tools.ietf.org/html/rfc6530

1. Адрес в поле MAIL FROM следует указываться в угловых скобках
   
2. Не ошибка
   

Потому что не следует использовать один почтовый ящик у нескольких полтзователей. Для этого есть группы рассылок.
Отключить можно так https://makandracards.com/makandra-orga/510-thunde...

Привяжите домен к, скажем, яндекс-почте и отправляйте через их smtp

Варианты:

1. Настроить свой SMTP, позволяющий проверить возможность отправки письма на ваши адреса, и для него SPF, DKIM, DMARC
   
2. Использовать SMTP-сервера, напрмиер, Yandex, если рассылок, если их не много
   
3. Использовать сервисы рассылок, например Mailgun. Для небольших объемов есть бесплатные тарифы
   

Я думаю, многие сервисы имеют такой API. В качестве примера приведу Yandex Connect, т.к. в нем обычно регистрировал
https://yandex.ru/dev/connect/directory/api/concep...

Фильтровать спам.
Или похоронить Sendmail.
Что бы его использовать, надо очень хорошо понимать как его готовить. У меня старый почтовик в какой-то момент просто начал считать, что каждый в доверенной сети через него релеить незаконно пытается. Почта встала. И я не нашёл лучшего варианта чем за пару часов смигрировать на exim.

P.S. Exim, объективно говоря, довольно дыряв, по сравнению с postfix, и приведён как пример. Хотя инцидентов никаких нет и поныне.

Описанная проблема имеет отношение к клиенту, а не серверу. Решить на стороне сервера ее невозможно и некорректно - нужно повторять попытку на клиенте. Поставить в очередь не выйдет, т.к. проверка происходит на этапе acl и фактически письмо еще не принято сервером.

Взломали почту?

Да. Смените пароль, включите двухфакторную авторизацию.
Так же проверьте все аккаунты, в которых использовалась эта почту - злоумышленники могли использовать почту для сброса паролей на учётные записи

1. Пересылать на один ящик, настроив пересылку вручную в каждо
   
2. Собирать с одного ящика, если там есть такой функционал
   

Первым способом письма достигают общего ящика быстрее

Любые системы воспримут такие письма как спам. И весь ответ. Разве что вы не владелец этих произвольных доменов

Т.к. не работал с Exchange, не могу помочь с первопричиной. Могу посоветовать на случай если решение найдено не будет - все указанные вами действия возможно выполнить в powershell. Придется потратить некоторое время чтобы написать маленький скрипт, который пройдется по всем пользователям и изменит эти параметры в учетках.

Ошибка из-за того, что у вас в одном из заголовков, например from или to, невалидная информация. Проверьте валидность переменных и окончательно сформированных заголовков.

https://yandex.ru/support/pdd/set-mail/dkim.html

Таких нет, т.к. почтовые клиенты шли как раз именно к синхронизации.
Чтобы добиться желаемого поведегия используйте протокол pop3 - именно так как вы описываете он и может работать.