Тебе нужно добавить шаг скачивания файла на хостинг.
Алгоритм действий IMHO должен быть следующий:
1. Пользователь кидает файл боту.
2. Бот получает его и хранит файл на сервере telegram.
3. С помощью
getFile ты получаешь ссылку на файл, которая валидна 1 час (после этого можно снова ее переполучить).
4. Скачиваешь файл на свой хостинг либо в облако.
5. Создаешь письмо, прикрепляешь файл и отправляешь.
6. После успешной отправки письма файл удаляешь с хостинга.
Done