а) Проводите зачистку.
б) Внутренний приказ «О повышении устойчивости it-подсистем».
в) Уведомляете каждого, можно под роспись, с постоянным обнародованием в общедоступном месте.
г) Не забываете исполнять приказ и контролировать ситуацию.
Назначение конкретных ответственных влечет тупую работу по изменению имен в случае увольнений-переводов. Вписывайте общие положения в должностные и внтуренние инструкции, без личностной привязки.