Можно воспользоваться функциями\функцией, которые генерирует номер для каждого типа документа включая дату, если необходимо, то хранить версию документа.
К примеру, номер документа для выделенной строки на скриншоте ид = 1156, может выглядеть 338-ПП-21-31012019(дата создания) -01(версия).
В принципе, опытный пользователь до открытия может сказать, о чем документ.